Teknik Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Teknik Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Menurut Megasari (2014) Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan adalah proses untuk menyelenggarakan dan pengawasan dalam sarana prasarana pendidikan serta dalam pengadaan sarana-sarana pendidikan yang ada di lembaga-lembaga pendidikan untuk mencapai tujuan tertentu. Sarana dan prasarana pendidikan merupakan pendukung dalam proses belajar mengajar, sehingga proses belajar mengajar dapat berjalan lancar. Pada dasarnya pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan pada suatu lembaga pendidikan seperti sekolah harus meliputi beberapa hal yang harus dilakukan yaitu :

·           Perencanaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

             Perencanaan sarana dan prasarana pendididkan merupakan pekerjaan yang komplek, karena harus terintegrasi dengan rencana pembangunan baik nasional, regional maupun lokal, prencanaan ini merupakan sistem perencanaan terpadu dengan perencanaan pembangunan tersebut. perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan tergantung pada jenis program pendidikan dan tujuan yang ditetapkan. Program pendidikan yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan tenaga kerja akan berbeda dengan program pendidikan yang berorientasi pada  pemerataan kesempatan belajar dalam hal sarana dan prasarananya, karena itu dalam perencanaan kebutuhan tersebut tersebut perlu dikaji sistem internal pendidikan dan aspek eksternalnya seperti masalah demographi, ekonomi kebijakan-kebijakan yang ada. Kegagalan dalam tahap perencanaan ini akan merupakan pemborosan. Prinsip prinsip umum dalam perencanaan seperti komprehensif, obyektif, fleksibel dan interdisiplin perlu diperhatikan.

According to Earthman (2000: 3) This facility planning department is divided into groups representing the various disciplines associated with school buildings. There is a section responsible for selecting and acquiring the site, another for programming the new school building, and yet another section which monitors the work of the architect .These sections or sub-departments are on the director level. The heads of these sections are supported, as the case may be, by assistant directors and supervisors. The section responsible for design and construction is subdivided into the architecture and construction groups each headed by an assistant director, The assistant director of architecture monitors the work of the architect, while the person heading the construction group supervises and monitors the firms doing construction work. These groups are staffed with several supervisors who actually provide the monitoring service.

Terjemahan:

Departemen perencanaan fasilitas ini dibagi menjadi kelompok-kelompok yang mewakili berbagai disiplin yang terkait dengan bangunan sekolah. Ada bagian yang bertanggung jawab untuk memilih dan memperoleh situs, yang lain untuk memprogram gedung sekolah baru, dan bagian lain yang memantau pekerjaan arsitek. Bagian atau sub-departemen ini berada di tingkat direktur. Kepala bagian ini didukung, seperti yang mungkin terjadi, oleh asisten direktur dan pengawas. Bagian yang bertanggung jawab untuk desain dan konstruksi dibagi menjadi kelompok-kelompok arsitektur dan konstruksi yang dipimpin oleh seorang asisten direktur, asisten direktur arsitektur mengawasi pekerjaan arsitek, sementara orang yang memimpin kelompok konstruksi mengawasi dan memantau perusahaan-perusahaan yang melakukan pekerjaan konstruksi. Kelompok-kelompok ini memiliki beberapa pengawas yang benar-benar memberikan layanan pemantauan.

·           Pengadaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Untuk pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya untuk pengadaan tanah dilakuakn dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, menukar dan sebagainya. Dalam pengadaan gedung/bangunan dapat dilakukan dengan cara membangun baru, memebeli, menyewa, menerima hibah, atau menukar bangunan. Untuk pengadaan perlengkapan atau perabot sekolah dapat dilkukan dengan jalan membeli. Perabot yang akan dibeli dapat berbentuk yang sudah jadi, atau yang belum jadi. Dalam pengadaan perlengkapan ini juga dapat dilakukan dengan jalan membuat sendiri atau menerima bantuan dari instansi pemerintah dari luar Departemen Pendidikan Nasional, badan-badan swasta, masyarakat, perorangan dan sebagainya.

            Dalam pengadaan sarana diatas selain perlu diperhatikan segi kualitas dan kuantitas, juga diperhatikan prosedur atau dasar hukum yang berlaku, sehingga sarana yang sudah ada tidak menimbulkan masalah dikemudian hari. Misalnya dalam pembelian tanah perlu jelas surat-surat tanah yang akan dibeli, demikian juga dengan akte jual belinya, demikian juga  kalau menerima hibah dari pihak lain supaya ada dasar hukumnya, sebaiknya dalam pelaksanaanya dilakukan dengan Akte Notaris Pejabat pembuat akte tanah setempat. Sedangkan untuk yang sifatnya hak pakai, seperti lahan hendaknya disertai dokumen serah terima dari pihak yang memberikan hak pakai. Untuk sarana yang diperoleh melalui siswa perlu juga dibuat surat perjanjian (kontrak) antar pihak penyewa dan pihak yang menyewakan dan sebagainya. Pada setiap sekolah seyogyanya ada petugas khusus yang melaksanakan tugas berkaitan dengan urusan perlengkapan. Kegiatannya meliputi, menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang dari tempat penyimpanan barang/gudang. Barang atau sarana pendidikan yang ada pada setiap sekolah banyak macamnya. Dalam menyimpan barang-barang tersebut hendaknya diperhatikan sifat-sifat barang tersebut. Dalam penyimpanan barang-barang juga perlu diperhatikan tempat penyimpanan barang tersebut. gudang hendaknya ditempatkan pada lokasi yang mudah dijangkau, fasilitas pendukungnya, seperti : listrik, air, dan sebagainya. Gudang tersebut kondisnya harus baik.

·           Penggunaan atau Pemanfaatan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Penggunaan atau pemakaian sarana dan prasarana pendidikan disekolah merupakan tanggungjawab kepala sekolah pada setiap jenjang pendidikan. Untuk kelancaran kegiatan tersebut, bagi kepala sekolah yang mempunyai wakil bidang sarana dan prasarana atau petugas yang berhubungan dengan penanganan saran dan prasarana sekolah diberi tanggung jawab untuk menyusun jadwal tersebut. yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sarana dan prasarana adalah:

1.        Penyusunan jadwal harus dihindari benturan dengan kelompok lainnya

2.        Hendaklah kegiatan-kegiatan pokok sekolah merupakan prioritas utama

3.        Waktu atau jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun pelajaran

4.        Penugasan atau penunjukan personil sesuai dengan dengan keahlian pada   bidangnya

5.        Penjadwalan dalam penggunaan sarana dan prasarana sekolah, antar kegiatan intrakulikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas.

·           Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Sarana dan prasarana merupakan penunjang untuk keaktifan proses belajar mengajar. Barang-barang tersebut kondisinya tidak akan tetap, tetapi lama kelamaan akan mengarah pada kerusakan, kehancuran bahkan kepunahan. Namun agar saran dan prasarana tersebut tidak cepat rusak atau hancur diperlukan usaha pemeliharaan yang baik dari pihak pemakainya. Pemeliharaan atau maintenanace merupakan suatu kegiatan yang kontinu untuk mengusahakan agar sarana dan prasarana pendidikan yang ada tetap dalam keadaan baik dan siap untuk dipergunakan. Pemeliharaan adalah suatu kegiatan dengan pengadaan biaya yang termasuk dalam keseluruhan anggaran persekolahan dan diperuntukan bagi kelangsungan “building”, “equipment”, serta “furniture”, termasuk penyediaan biaya bagi kepentingan perbaikan dan pemugaran, serta penggantian. Perlunya pemeliharaan yang baik terhadap bangunan, perabot dan perlengkapan sekolah dikarenakan kerusakan sebenarnya telah dimulai semenjak hari pertama gedung, perabot dan perlengkapan itu diterima dari pihak pemborong, penjual atau pembeli sarana tersebut, kemudian disusul oleh proses kepunahan, meskipun pemeliharaan yang baik telah dilakukan terhadapa sarana tersebut selama dipergunakan.

According to Ugwulashi (2017: 11) Educational facilities comprise of infrastructure and instructional facilities in the school. These assist in effective and efficient teaching and learning process. The promotion of positive secured academic environment hinges on availability of safe educational facilities. Good educational facilities motivate teaching and learning appropriately than in unsafe conditions of damaged, lack or nonexistent educational facilities. Poor facilities are initiating structures for primary hazard sources affecting educational activities. These hazards arising from educational facilities call for continuous audit of entire school facility system. School safety audits help to understand potential hazards and risks waiting to result to incidents. Hazards need to be identified, assessed, mitigated and or curbed for achievement of quality teaching and learning environment. Provision of school facilities is imperative, but maintenance of these facilities is an important condition to improving good academic environment. These facilities contribute to school safety, quality teaching and learning, high staff and student academic performances, and behavioralchanges towards school activities.

Terjemahan :

Menurut Ugwulashi (2017: 11) Fasilitas pendidikan terdiri dari infrastruktur dan fasilitas pembelajaran di sekolah. Ini membantu secara efektif dan efisien proses belajar mengajar. Promosi lingkungan akademik yang aman dan positif bergantung pada ketersediaan fasilitas pendidikan yang aman. Fasilitas pendidikan yang baik memotivasi pengajaran dan belajar dengan benar daripada dalam kondisi tidak aman yang rusak, tidak ada atau tidak ada fasilitas pendidikan. Fasilitas yang buruk memulai struktur untuk sumber bahaya utama yang mempengaruhi kegiatan pendidikan. Bahaya-bahaya ini muncul dari fasilitas pendidikan yang membutuhkan audit berkelanjutan sistem seluruh fasilitas sekolah. Audit keselamatan sekolah membantu untuk memahami potensi bahaya dan risiko menunggu hasil ke insiden. Bahaya harus diidentifikasi, dinilai, dimitigasi dan atau dikekang untuk pencapaian kualitas lingkungan pengajaran dan pembelajaran.Penyediaan fasilitas sekolah sangat penting, tetapi pemeliharaan fasilitas ini adalah penting kondisi untuk meningkatkan lingkungan akademik yang baik. Fasilitas ini berkontribusi pada keamanan sekolah, pengajaran dan pembelajaran berkualitas, staf tinggi dan penampilan akademik siswa, dan perilaku perubahan terhadap kegiatan sekolah.

·           Pengawasan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Pengawasan sarana dan prasarana merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan penilai terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah. Hal ini untuk menghindari penyimpangan, penggelapan, penyalahgunaan. Pengawasan dilakukan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana pendidikan itu. Pengawasan harus dilakukan secara objektif artinya pengawasan itu harus didasarkan pada bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan atau pemeriksaan ternyata terdapat kekurangan-kekurangan, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakantindakan perbaikan dan penyelesaian. Fungsi kegiatan pengawasan adalah menentukan data-data yang terjadi penyebab adanya penyimpangan dalam organisasi, data untuk meningkatkan pengembangan organisasi, dan data mengenai hambatan yang ditemui oleh seluruh anggota organisasi.

·           Inventarisasi Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Inventarisasi adalah pernyataan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapakan tercipta ketertiban, penghematan keuangan, mempermudah pemeliharaan dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan tersebut.Jadi invetasisasi merupakan kegiatan pencatatan dan penyusunan daftar milik negara secara sistematis berdasarkan ketentuan pedoman yang berlaku.

·         Penghapusan Sarana Dan Prasarana Pendidikan

            Penghapusan barang inventaris merupakan kegiatan akhir dari siklus pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dengan menggunakan mekanisme tertentu, berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Tujuan penghapusan sarana dan prasarana adalah untuk membebaskan bendaharawan barang atau pengelola dari pertanggung jawaban administrasi dan fisik atas barang milik negara yang berada di bawah atau pengurusannya sesuai dengan ketentuan perundangan-perundangan yang berlaku. Menurut (Syahril, 2004) “Secara umum sarana dan prasarana baru bisa diusulkan atau dipertimbangkan untuk proses penghapusan apabila telah memenuhi atau telah memenuhi salah satu persyaratan berikut :

1.    Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan.

2.    Perbaikan akan menelan biaya yang besar sehingga akan dapat memboroskan  penggunaan keuangan negara.

3.    Secara teknis dan ekonomis kegunaan barang tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.

4.    Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini atau masa sekarang atau sudah ketingggalan zaman.

5.    Kelebihan persediaan, jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak dapat dipergunakan lagi.

Menurut Mulyasa (2002: 49–50) Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada jalannya proses pendidikan. Kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, dan penghapusan serta penataan. Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah.

Menurut Bafadel (2004) dalam Bancin dan Lubis (2017: 66) Bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien. Agar semua fasilitas tersebut dapat memberikan kontribusi yang optimal terhadap proses pendidikan, maka harus dikelola dengan baik, dengan menggunakan prinsip dan fungsi-fungsi manajemen meliputi: (1) Perencanaan, (2) Pengadaan, (3) Inventarisasi, (4) Penyimpanan, (5) Pendistribusian, (6) Pemeliharaan, (7) Penghapusan, (8) Penilaian dan Pengawasan.  Hal ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah.

Daftar Pustaka :

Mulyasa. 2014. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: PT REMAJA ROSDAKARYA.

Jurnal Indo = Bancin dan Lubis. 2017. Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan Studi Kasus Sma Negeri 2 Lupuk Pakam. Volume: X   Nomor: 1.

Megasari

Earthman. 2000. Planning Educational Facilities for the Next Century. America: United States.

Ugwulashi, Chima Sebastine. 2017. Educational Facilities Apporoprite Strategy for School Safety Management in Rivers State Nigeria. International Journal of Academic Research in Progressive Education and Development. Vol.6, No.2 ISSN: 2226-6348.

KAJIAN KRITIS:

Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan proses menyelenggarakan, mengawasi serta pengadaan sarana dan prasarana pendidikan. Sarana dan prasarana pendidikan perlu di kelola dengan baik untuk dapat mengoptimalkan  proses belajar mengajar, sehingga proses belajar mengajar dapat berjalan lancar. Maka dari itu ada beberapa hal  yang meliputi kegiatan yang di lakukan untuk mengelola sarana dan prasarana pendidikan. Kegiatan tersebut yaitu: (1) Perencanaan, (2) Pengadaan, (3) Penggunaan, (4) Pemeliharaan, (5) Pengawasan, 6) Penyimpanan inventarisasi, (7) Penghapusan. Dengan di lakukannya kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah.